Términos y condiciones de uso

Versión 2026-09-14 · Publicada el 14 de septiembre de 2026. Para las cuentas creadas antes de esa fecha rige desde el 15 de octubre de 2026 · Régimen aplicable: leyes de la República de Colombia.

1. Quiénes somos

ARCLY (en adelante, «ARCLY» o «nosotros») es un servicio de software como servicio (SaaS) para la gestión de clínicas veterinarias y negocios de cuidado animal, prestado por MAXONAT S.A.S., sociedad por acciones simplificada constituida bajo las leyes de Colombia, identificada con NIT 902.100.188-7, con domicilio en Carrera 19 N.º 11 Norte – 94, Armenia, Quindío, Colombia. Correo de contacto: soporte@arclyvet.com.

2. Objeto

ARCLY concede al usuario una licencia limitada, temporal, no exclusiva, revocable e intransferible para usar la plataforma mientras su suscripción esté vigente. La licencia cubre el uso del software; no transfiere su propiedad ni la de sus componentes.

3. Cuenta y responsabilidad de las credenciales

• Para registrarse debe ser mayor de edad y tener capacidad legal para obligarse.
• Los datos del registro deben ser veraces y mantenerse actualizados.
• Las credenciales son personales e intransferibles. El titular responde por las operaciones hechas desde su cuenta, salvo que haya reportado el uso no autorizado.
• El propietario de la clínica administra el acceso de su equipo y es responsable de retirar a quien deje de trabajar con él.

4. Uso permitido

El usuario se obliga a no:

• Usar la plataforma para fines ilícitos o contrarios a estos términos.
• Acceder o intentar acceder a datos de otra clínica, ni vulnerar las medidas de seguridad.
• Realizar ingeniería inversa, copiar, revender o sublicenciar el software.
• Cargar contenido ilícito, ni datos de terceros sin autorización.
• Usar el paseo con GPS para vigilar a una persona fuera del paseo, o la invitación a ARCLY Family para dar acceso a la información de un tutor a alguien distinto de él.
• Automatizar el consumo del servicio de forma que degrade su funcionamiento para los demás.

5. Responsabilidad profesional y contenido clínico

ARCLY es una herramienta de registro y organización. No practica la medicina veterinaria ni sustituye el criterio del profesional. El diagnóstico, el tratamiento, la dosificación y toda decisión clínica son responsabilidad exclusiva del médico veterinario o del profesional que atiende, quien debe contar con la matrícula o tarjeta profesional que exija la ley colombiana.

6. Datos de la clínica

La información que la clínica carga —pacientes, historias, tutores, cobros— es y sigue siendo de la clínica. ARCLY la trata únicamente para prestar el servicio, en calidad de Encargado del tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012; la clínica actúa como Responsable frente a los datos personales de sus tutores y de su equipo. El detalle está en la política de tratamiento de datos.

La clínica puede exportar su información consolidada en cualquier momento desde la aplicación.

7. ARCLY Family: la información que ven sus tutores

ARCLY Family es una aplicación gratuita para tutores de mascotas, prestada por ARCLY con términos y política de datos propios. Una clínica puede conectarse con sus tutores a través de ella.

7.1 Invitación y vínculo

• El vínculo lo inicia la clínica, tutor por tutor, desde su ficha. ARCLY envía un código al correo o al WhatsApp que la clínica tiene registrado de ese tutor; el personal de la clínica no ve el código.
• Al invitar, la clínica instruye a ARCLY, como su Encargado, para mostrar a ese tutor, en ARCLY Family, la información que la clínica registró de las mascotas que el tutor una a su cuenta. El tutor es el titular de esos datos: mostrárselos es atender su derecho de acceso, no cederlos a un tercero.
• La clínica declara que el contacto registrado es el que el propio tutor le dio, y es responsable de mantenerlo actualizado y de no invitar a quien no sea el tutor de la mascota.
• La clínica o el tutor pueden quitar el vínculo en cualquier momento. Al quitarlo, el tutor deja de ver la información de inmediato y no se borra nada. Si la clínica pasa una mascota a otro tutor, el anterior deja de verla.

7.2 Qué ve el tutor

• Siempre: alergias, peso, microchip, vacunas y desparasitaciones (sin lote), consultas con su motivo, tratamiento, indicaciones para casa, recetas y controles, servicios terminados con sus fotos, próximas citas y reservas, y los recorridos de los paseos.
• Solo si la clínica lo habilita en su configuración: el diagnóstico, los resultados de laboratorio y las fotos de antes de un servicio.
• Nunca: notas internas, diagnósticos diferenciales, examen por sistemas, temperamento, notas de manejo del paciente ni datos de otros tutores.

La clínica responde por la exactitud de lo que registra y atiende las solicitudes de corrección de sus tutores. La clínica ve, a su vez, si el tutor aceptó, el nombre de la cuenta que aceptó y qué mascotas unió; no ve el resto de la cuenta del tutor.

7.3 Notificaciones a los tutores

A los tutores vinculados que las activen, ARCLY puede enviarles notificaciones sobre los refuerzos próximos, las citas y reservas del día siguiente y los paseos de sus mascotas, a partir de lo que la clínica registró. No sustituyen los avisos que la clínica envía por su cuenta.

7.4 La clínica en el mapa de ARCLY Family

Si el propietario marca la ubicación de la clínica y activa Aparecer en el mapa de ARCLY Family, cualquier usuario de ARCLY Family cercano verá su nombre, dirección, indicaciones para llegar, teléfono, horario y líneas de servicio. Es voluntario y se desactiva en cualquier momento. Los negocios que solo atienden a domicilio no se publican.

8. Paseo con GPS

• En las reservas de paseo, quien pasea puede registrar el recorrido con la ubicación de su teléfono. El registro corre solo entre «Iniciar paseo» y «Terminar paseo», y se corta solo treinta (30) minutos después de la hora de fin de la reserva. Mientras dura, la aplicación lo muestra en pantalla y, en la app instalada, con una notificación fija.
• La ubicación de quien pasea es un dato personal de esa persona. Frente a ella, la clínica es Responsable y ARCLY su Encargado. La clínica se obliga a informar a su personal de esta función y su finalidad antes de usarla, a obtener su autorización cuando la ley lo exija, y a usarla solo para prestar y documentar el servicio de paseo, nunca para vigilar a nadie fuera de él.
• Ven el recorrido el equipo de la clínica, en la reserva, y los tutores vinculados a esa mascota en ARCLY Family, en vivo y al terminar.
• Los puntos del recorrido se borran a los noventa (90) días; la distancia y la duración se conservan en la reserva. El inicio y el fin de cada paseo quedan en el registro de auditoría.
• La precisión depende del teléfono y de la señal. Desde el navegador el registro exige la pantalla encendida. El servicio de paseo y lo que ocurra durante él son responsabilidad de la clínica o negocio que lo presta.

9. Planes, precios y pagos

• El servicio se ofrece por suscripción mensual en pesos colombianos (COP). Los precios vigentes están publicados en precios e incluyen los impuestos aplicables cuando así se indique.
• El periodo de prueba es de 10 días, no exige medio de pago y aplica una sola vez, en la primera suscripción de cada clínica. Al vencer, el acceso de escritura se suspende hasta que se active una suscripción.
• La suscripción se renueva automáticamente cada mes hasta que el usuario la cancele. La cancelación surte efecto al final del periodo pagado; no hay reembolso proporcional por días no usados, salvo el derecho de retracto del punto 9.1.
• Ante la falta de pago, ARCLY puede suspender el acceso de escritura conservando los datos. Si la mora supera los 90 días, podrá dar por terminado el contrato y eliminar la información, previo aviso al correo registrado.
• Los pagos se procesan a través de una pasarela autorizada. ARCLY no almacena números completos de tarjeta.
• Vincular tutores a ARCLY Family, aparecer en su mapa y el paseo con GPS no tienen costo adicional.

9.1 Derecho de retracto y reversión del pago

Conforme al artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), el usuario puede retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la contratación, escribiendo a soporte@arclyvet.com. Se devolverá el dinero pagado dentro de los treinta (30) días calendario siguientes. Igualmente aplica la reversión del pago del artículo 51 de la misma ley cuando concurran sus supuestos.

10. Disponibilidad, respaldos y soporte

ARCLY hace esfuerzos razonables para mantener el servicio disponible y realizar copias de seguridad periódicas, pero no garantiza operación ininterrumpida ni libre de errores. Podrán realizarse mantenimientos programados, con aviso previo cuando sean previsibles.

11. Propiedad intelectual

El software, su código, diseño, marca y demás elementos son propiedad de ARCLY y están protegidos por la Decisión Andina 486, la Ley 23 de 1982 y demás normas aplicables. Estos términos no conceden derecho alguno sobre la marca ni sobre el software más allá de la licencia de uso descrita.

12. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley, la responsabilidad total de ARCLY frente al usuario, por cualquier causa, se limita al valor de las suscripciones efectivamente pagadas en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origine. ARCLY no responde por lucro cesante ni por perjuicios indirectos. Nada en esta cláusula limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni los derechos irrenunciables del consumidor.

13. Suspensión y terminación

• El usuario puede terminar cuando quiera, cancelando su suscripción.
• ARCLY puede suspender o terminar la cuenta que incumpla estos términos o que ponga en riesgo el servicio o los datos de terceros, con aviso previo salvo urgencia.
• Terminado el contrato, la clínica dispone de 30 días para exportar su información antes de que se elimine. Con la eliminación, los tutores vinculados dejan de ver su información en ARCLY Family.

14. Eliminación de la cuenta

El titular puede pedir la eliminación de su cuenta desde la aplicación (Más → Eliminar mi cuenta) o desde esta página. La solicitud se ejecuta después de un periodo de gracia de 30 días, durante el cual puede cancelarse. Cumplido el plazo, el borrado es irreversible.

15. Cambios en los términos

ARCLY puede modificar estos términos. Los cambios sustanciales se avisarán con al menos quince (15) días de anticipación al correo registrado y publicando la nueva versión aquí. Seguir usando el servicio después de la entrada en vigor implica su aceptación; si no está de acuerdo, puede cancelar sin penalidad.

16. Ley aplicable y solución de controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias se intentarán resolver de forma directa dentro de los treinta (30) días siguientes al reclamo; de no lograrse, se someterán a los jueces competentes de Armenia, Quindío, Colombia, sin perjuicio de las acciones que el consumidor pueda ejercer ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

17. Contacto

soporte@arclyvet.com · Política de tratamiento de datos