ARCLY Family: política de tratamiento de datos personales

Versión 2026-09-14 · Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas concordantes.

En corto: sus datos y los de sus mascotas no se venden ni se usan para publicidad. Su ubicación solo se usa en el momento en que la pide y no se guarda. Las clínicas solo ven de usted lo imprescindible para el vínculo que ellas mismas iniciaron. Puede borrar todo desde la aplicación.

1. Responsable del tratamiento

MAXONAT S.A.S., NIT 902.100.188-7, con domicilio en Carrera 19 N.º 11 Norte – 94, Armenia, Quindío, Colombia, que presta ARCLY Family (en adelante, «ARCLY»). Correo para el ejercicio de derechos: datos@arclyvet.com.

2. Dos papeles distintos

ARCLY es Responsable de los datos de su cuenta de Family y de lo que usted registra en ella: sus mascotas, fotos, libreta de salud, perfil público, preferencias y dispositivos.
La información que usted ve de una clínica vinculada (vacunas, recetas, consultas, servicios, citas, paseos) la registró la clínica, que es su Responsable. ARCLY actúa como Encargado de la clínica y se la muestra a usted porque la clínica le envió la invitación y usted la aceptó. Las solicitudes sobre esos datos se atienden con la clínica.

3. Datos que se tratan

Categoría	Datos	Origen
Cuenta	Nombre, correo, teléfono (opcional), contraseña guardada de forma irreversible, y la constancia de aceptación de los términos (fecha, versión e IP)	Usted, al registrarse
Mascotas	Nombre, especie, raza, sexo, fechas de nacimiento y de llegada a casa, descripción y foto	Usted
Libreta de salud	Vacunas, desparasitaciones, peso, visitas y notas que usted anota	Usted
Perfil público	El teléfono que decida publicar, si usa WhatsApp y el mensaje del modo perdido	Usted, solo si lo activa
Vínculo con clínicas	Qué clínica, qué ficha de tutor, qué mascotas se unieron y cuándo; quién y cuándo cortó el vínculo	La invitación de la clínica y su aceptación
Información de las clínicas	Vacunas, recetas, indicaciones, consultas, servicios, fotos, citas y, si la clínica lo habilita, diagnóstico y laboratorio	La clínica vinculada
Ubicación para «Cerca de ti»	Las coordenadas del momento de la búsqueda	Su teléfono, solo cuando usted la pide
Paseos	El recorrido del paseo de su mascota	El teléfono de quien pasea, durante el paseo
Notificaciones	Identificador del teléfono para enviar avisos, sistema operativo, preferencias y registro de avisos enviados	Su teléfono, si las activa
Técnicos y de seguridad	Dirección IP, sesiones, intentos de ingreso y de códigos de invitación	Registrados automáticamente

Family no pide su fecha de nacimiento, su documento de identidad ni su dirección. Los datos de salud son del animal, no datos sensibles de una persona, pero van asociados a usted y se protegen con el mismo cuidado.

4. Finalidades

Crear y mantener su cuenta, autenticarle y prestarle las funciones de la aplicación.
Guardar y mostrarle a usted la información de sus mascotas.
Publicar el perfil público de una mascota cuando usted lo activa.
Mostrarle la información de las clínicas con las que se vinculó y el seguimiento de los paseos.
Buscar lugares y clínicas cercanas cuando usted lo pide.
Enviarle correos operativos (confirmación de correo, recuperación de contraseña) y las notificaciones que active.
Proteger la aplicación: frenar intentos de acceso indebido y de adivinar códigos de invitación.
Atender sus solicitudes y cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridad competente.

ARCLY no vende datos personales, no los usa para publicidad propia ni de terceros, no entrena modelos de inteligencia artificial con ellos y no le entrega a ninguna clínica su libreta, sus fotos ni la información de las mascotas que usted no unió a esa clínica.

5. Quién ve qué

Quién	Qué ve	Qué no ve
Usted	Todo lo de su cuenta y lo que las clínicas vinculadas registraron de las mascotas que unió	—
Una clínica vinculada	Que usted aceptó su invitación, el nombre de su cuenta y qué mascotas de su ficha unió	Su correo de Family, sus fotos, su libreta, sus otras mascotas y sus vínculos con otras clínicas
Cualquier otra clínica	Nada	Ni siquiera si usted tiene cuenta en Family
Quien tenga el enlace del perfil público o escanee el QR	Nombre, foto, especie, raza, sexo, fecha de nacimiento y descripción de la mascota; en modo perdido, su mensaje y el teléfono que usted publicó	Su nombre, correo, dirección y clínica
Quien pasea a su mascota	Lo que ya tiene la clínica para prestar el servicio	Nada de su cuenta de Family

6. Ubicación

«Cerca de ti» usa la ubicación de su teléfono solo cuando usted toca «Usar mi ubicación» o elige una zona en el mapa. Las coordenadas llegan a nuestro servidor para hacer esa búsqueda, no se envían a ningún tercero y no se guardan: los lugares salen de una copia de OpenStreetMap que mantenemos en nuestra propia base, y de la búsqueda no queda registro.
Family no rastrea su ubicación, no la registra en segundo plano y no la comparte con clínicas.
En un paseo, la ubicación que se muestra es la del teléfono de quien pasea, no la suya.

7. Encargados y transferencias internacionales

Para operar, ARCLY se apoya en proveedores que pueden tratar datos fuera de Colombia, bajo condiciones contractuales que exigen un nivel de protección adecuado:

Proveedor	Para qué	Dónde
Amazon Web Services	Servidores, base de datos y fotos	Estados Unidos
Resend	Correos de la cuenta	Estados Unidos
Google (Firebase Cloud Messaging)	Entrega de notificaciones; recibe el identificador del teléfono y el texto del aviso	Estados Unidos

Al aceptar esta política, usted autoriza estas transferencias para las finalidades descritas.

8. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Revocar la autorización y solicitar la supresión, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratuitamente a sus datos.

Buena parte puede hacerla usted mismo desde la aplicación:

Corregir su nombre y teléfono en Cuenta.
Editar o borrar mascotas, fotos y anotaciones.
Apagar el perfil público o cambiar su enlace.
Quitar el vínculo con una clínica en Tus clínicas.
Desactivar las notificaciones.
Eliminar la cuenta completa en Cuenta → Eliminar cuenta.

9. Cómo ejercerlos

Escriba a datos@arclyvet.com desde el correo de su cuenta, indicando su nombre, la solicitud concreta y un canal de respuesta. Plazos legales:

Consultas: máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más.
Reclamos: máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más.

Si la solicitud se refiere a lo que registró una clínica, la trasladamos a esa clínica, que es la Responsable, y le damos soporte para atenderla.

10. Conservación

Qué	Cuánto tiempo
Cuenta, mascotas, fotos, libreta y perfil público	Mientras exista la cuenta. Al pedir la eliminación, 30 días de gracia y después se borran, fotos incluidas.
Recorrido de los paseos	90 días; después se conservan solo la distancia y la duración
Registro de notificaciones enviadas	60 días
Invitaciones de clínicas	30 días después de vencer
Intentos de ingreso	30 días
Constancia de los vínculos con clínicas	Mientras existan su cuenta y la clínica

Lo que una clínica registró en su propio sistema se conserva según las obligaciones de la clínica, también después de que usted elimine su cuenta de Family.

11. Seguridad

Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todas las comunicaciones.
Contraseñas almacenadas con funciones de derivación de clave, nunca en texto plano.
Sesiones de Family separadas de las de ARCLY para clínicas, con claves propias.
Fotos en almacenamiento privado, servidas con enlaces firmados temporales.
Enlaces de perfil público aleatorios e imposibles de adivinar, y fuera de los buscadores.
Códigos de invitación de un solo uso, que vencen y se guardan de forma irreversible.
Freno automático a los intentos de ingreso y de códigos por fuerza bruta.

12. Menores de edad

Family está dirigida a mayores de 18 años. No recogemos a sabiendas datos de menores. Si detectamos una cuenta de un menor, la eliminaremos.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 14 de septiembre de 2026. Los cambios sustanciales se avisarán al correo registrado con al menos quince (15) días de anticipación y se publicarán en esta página. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras dure la finalidad del tratamiento.

Términos de ARCLY Family · Eliminar mi cuenta de ARCLY Family · datos@arclyvet.com