Política de tratamiento de datos personales

Versión 2026-09-14 · Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas concordantes. Esta política es la de ARCLY para clínicas; los tutores que usan ARCLY Family tienen la suya en /family/privacidad.

Qué cambió en esta versión (antes, versión 2026-08-12): se añaden lo que ven los tutores en ARCLY Family (punto 5), la ubicación del equipo durante un paseo con GPS (punto 6), la publicación de la clínica en el mapa, el proveedor de mensajería (punto 7) y los plazos de conservación de estas funciones (punto 11). El mapa de ARCLY Family no usa ningún proveedor externo: lo servimos nosotros con datos de OpenStreetMap.

1. Responsable del tratamiento

MAXONAT S.A.S., NIT 902.100.188-7, con domicilio en Carrera 19 N.º 11 Norte – 94, Armenia, Quindío, Colombia. Correo para el ejercicio de derechos: datos@arclyvet.com.

2. Dos papeles distintos, y conviene no confundirlos

ARCLY trata datos personales en dos calidades:

Como Responsable, respecto de los datos de sus propios usuarios: quien se registra, su equipo y quien escribe a soporte. También de las cuentas de ARCLY Family, que se rigen por su propia política.
Como Encargado, respecto de los datos que cada clínica carga sobre sus tutores y pacientes, y de la ubicación de su personal durante un paseo con GPS. Ahí la Responsable es la clínica: ella decide qué recoge y para qué, y le corresponde obtener la autorización de sus tutores y de su equipo. ARCLY solo los trata siguiendo sus instrucciones y para prestar el servicio, lo que incluye mostrárselos a un tutor en ARCLY Family cuando la clínica lo invita.

3. Datos que se tratan

Categoría	Datos	Origen
Identificación y contacto	Nombre, correo, teléfono, matrícula profesional	El propio usuario al registrarse
Datos de la clínica	Razón o nombre comercial, dirección, teléfono, horario y, si el propietario la marca, la ubicación en el mapa	El propietario
Datos de tutores (clientes de la clínica)	Nombre, teléfono, correo, dirección	Cargados por la clínica
Datos de pacientes	Ficha del animal, historia clínica, fotos, laboratorio	Cargados por la clínica
Vínculos con ARCLY Family	Invitaciones enviadas, qué tutor se vinculó, el nombre de la cuenta de Family que aceptó, qué mascotas unió y cuándo se quitó el vínculo	La clínica y el tutor
Ubicación durante un paseo	Coordenadas, precisión y hora de cada lectura del GPS, distancia y duración del paseo	El teléfono de quien pasea, entre el inicio y el fin del paseo
Facturación	Plan, estado de pago, referencias de la pasarela	El usuario y la pasarela de pagos
Técnicos y de seguridad	Dirección IP, fecha y hora de acceso, intentos de ingreso	Registrados automáticamente
Visitas a la web comercial (arclyvet.com)	Página vista, sitio de procedencia, país, tipo de dispositivo y navegador, y en qué botón se hizo clic para abrir la demo o registrarse. Sin cookies y sin guardar la dirección IP: con ella se calcula un identificador que cambia cada día y no permite reconocer a la persona	Registrados automáticamente al navegar el sitio comercial; no aplica dentro de la app

Los datos clínicos son del animal, no datos sensibles de una persona. Sin embargo, van asociados a la identidad de su tutor, y por eso se protegen con el mismo cuidado.

4. Finalidades

Prestar el servicio: crear la cuenta, autenticar y operar la clínica.
Enviar avisos operativos: verificación de correo, recordatorios de cita, resultados y comprobantes.
Mostrar a los tutores que la clínica invite la información de sus mascotas en ARCLY Family, y enviarles las notificaciones que activen.
Registrar el recorrido de los paseos para prestarlos, documentarlos y mostrarlos a los tutores vinculados.
Publicar la clínica en el mapa de ARCLY Family cuando el propietario lo decide.
Cobrar la suscripción y llevar el estado de pago.
Dar soporte y atender solicitudes.
Proteger la plataforma: detectar accesos indebidos y prevenir fraude.
Saber, en cifras agregadas, cómo se usa la web comercial y qué páginas llevan a probar ARCLY, para mejorarla.
Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridad competente.

No se venden datos personales, ni se usan para publicidad de terceros, ni se entrenan modelos de inteligencia artificial con la información clínica de las clínicas.

5. ARCLY Family: lo que ven los tutores

Un tutor solo ve información de una clínica si la clínica le envió una invitación a su contacto registrado y él la aceptó. La invitación es una instrucción de la clínica a ARCLY, como su Encargado.
Ve, de las mascotas que unió: alergias, peso, microchip, vacunas y desparasitaciones, consultas con motivo, tratamiento, indicaciones y recetas, servicios con sus fotos, próximas citas y reservas, y los recorridos de los paseos. El diagnóstico, el laboratorio y las fotos de antes, solo si la clínica los habilita.
Nunca ve notas internas, diagnósticos diferenciales, examen por sistemas, temperamento, notas de manejo del paciente, el lote de una vacuna ni datos de otros tutores.
La clínica ve si el tutor aceptó, el nombre de su cuenta de Family y qué mascotas unió. No ve nada más de esa cuenta.
La clínica o el tutor pueden quitar el vínculo; desde ese momento el tutor deja de ver la información, sin que se borre nada.

6. Paseo con GPS: la ubicación del equipo

Solo se registra la ubicación del teléfono de quien pasea entre «Iniciar paseo» y «Terminar paseo». Si nadie lo termina, se corta solo treinta (30) minutos después de la hora de fin de la reserva. Fuera de un paseo no se registra nada.
Mientras dura, la aplicación lo indica en pantalla y, en la app instalada, con una notificación fija del sistema.
Ven el recorrido el equipo de la clínica en la reserva y los tutores vinculados a esa mascota en ARCLY Family.
La clínica, como Responsable, debe informar a su personal de esta función y su finalidad, obtener su autorización cuando la ley lo exija, y usarla solo para el servicio de paseo.
Las lecturas se guardan en el teléfono hasta enviarse y se borran de él al terminar. En el servidor, los puntos se borran a los noventa (90) días y se conservan la distancia y la duración.

7. Encargados y transferencias internacionales

Para operar, ARCLY se apoya en proveedores que pueden tratar datos fuera de Colombia. En cada caso median cláusulas contractuales que exigen un nivel de protección equivalente al de la ley colombiana:

Proveedor	Para qué	Dónde
Amazon Web Services	Servidores y almacenamiento	Estados Unidos
Resend	Correo transaccional, incluidas las invitaciones a ARCLY Family	Estados Unidos
Meta Platforms (WhatsApp Business)	Avisos por WhatsApp a tutores que lo autorizaron y al equipo	Estados Unidos
Google (Firebase Cloud Messaging)	Notificaciones a los tutores de ARCLY Family sobre refuerzos, citas y paseos	Estados Unidos
Wompi	Procesamiento de pagos	Colombia
Plausible Insights	Estadísticas agregadas de visitas a la web comercial, sin cookies	Unión Europea

8. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Revocar la autorización y solicitar la supresión, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratuitamente a sus datos.

9. Cómo ejercerlos

Escriba a datos@arclyvet.com indicando su nombre, el dato o solicitud concreta y un canal de respuesta. Plazos legales:

Consultas: se atienden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más.
Reclamos: en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más.

Si el reclamo se refiere a datos cargados por una clínica sobre sus tutores, pacientes o personal —incluido lo que un tutor ve en ARCLY Family o el recorrido de un paseo—, la solicitud se traslada a esa clínica, que es la Responsable, y ARCLY le da soporte para atenderla.

10. Eliminación de la cuenta

La supresión puede pedirse directamente desde la aplicación (Más → Eliminar mi cuenta) o desde esta página. El borrado se ejecuta a los 30 días de la solicitud —plazo para arrepentirse o para detectar un acceso indebido— y es irreversible. Al eliminarse una clínica, sus tutores dejan de ver su información en ARCLY Family.

11. Conservación

Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y durante los plazos que exijan las obligaciones contables, fiscales y de prescripción legal. Vencidos los plazos, se eliminan o anonimizan. Plazos propios:

Registros técnicos de seguridad: 30 días.
Puntos del recorrido de un paseo: 90 días; la distancia y la duración se conservan con la reserva.
Invitaciones a ARCLY Family: 30 días después de vencer.
Constancia de los vínculos con ARCLY Family: mientras existan la clínica y la cuenta del tutor.

12. Seguridad

Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todas las comunicaciones.
Contraseñas almacenadas con funciones de derivación de clave, nunca en texto plano.
Separación estricta entre clínicas: ninguna ve los datos de otra.
Sesiones de ARCLY Family separadas de las de la clínica, con claves propias: una cuenta de tutor no puede entrar a la aplicación de clínicas.
Invitaciones a ARCLY Family con códigos de un solo uso, que vencen, se guardan de forma irreversible y el personal de la clínica no ve.
Control de acceso por roles y registro de auditoría, incluidos las invitaciones, los vínculos y el inicio y fin de cada paseo.
Freno automático a los intentos de ingreso por fuerza bruta.
Copias de seguridad periódicas y archivos servidos con enlaces firmados temporales.

13. Menores de edad

ARCLY es una herramienta profesional y no está dirigida a menores de edad. No se recogen datos de menores de forma consciente.

14. Vigencia y cambios

Esta versión se publica el 14 de septiembre de 2026 y, para las cuentas creadas antes, rige desde el 15 de octubre de 2026. La versión anterior rigió desde el 12 de agosto de 2026. Los cambios sustanciales se avisarán al correo registrado con al menos quince (15) días de anticipación y se publicarán en esta página. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras dure la finalidad del tratamiento.