Política de tratamiento de datos personales

Versión 2026-08-12 · Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas concordantes.

1. Responsable del tratamiento

[RAZÓN SOCIAL], NIT [NIT], con domicilio en [DIRECCIÓN, CIUDAD], Colombia. Correo para el ejercicio de derechos: datos@arclyvet.com. Teléfono: [TELÉFONO].

2. Dos papeles distintos, y conviene no confundirlos

ARCLY trata datos personales en dos calidades:

Como Responsable, respecto de los datos de sus propios usuarios: quien se registra, su equipo y quien escribe a soporte.
Como Encargado, respecto de los datos que cada clínica carga sobre sus tutores y pacientes. Ahí la Responsable es la clínica: ella decide qué recoge y para qué, y le corresponde obtener la autorización de sus tutores. ARCLY solo los trata siguiendo sus instrucciones y para prestar el servicio.

3. Datos que se tratan

Categoría	Datos	Origen
Identificación y contacto	Nombre, correo, teléfono, matrícula profesional	El propio usuario al registrarse
Datos de la clínica	Razón o nombre comercial, dirección, teléfono	El propietario
Datos de tutores (clientes de la clínica)	Nombre, teléfono, correo, dirección	Cargados por la clínica
Datos de pacientes	Ficha del animal, historia clínica, fotos, laboratorio	Cargados por la clínica
Facturación	Plan, estado de pago, referencias de la pasarela	El usuario y la pasarela de pagos
Técnicos y de seguridad	Dirección IP, fecha y hora de acceso, intentos de ingreso	Registrados automáticamente

Los datos clínicos son del animal, no datos sensibles de una persona. Sin embargo, van asociados a la identidad de su tutor, y por eso se protegen con el mismo cuidado.

4. Finalidades

Prestar el servicio: crear la cuenta, autenticar y operar la clínica.
Enviar avisos operativos: verificación de correo, recordatorios de cita, resultados y comprobantes.
Cobrar la suscripción y llevar el estado de pago.
Dar soporte y atender solicitudes.
Proteger la plataforma: detectar accesos indebidos y prevenir fraude.
Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridad competente.

No se venden datos personales, ni se usan para publicidad de terceros, ni se entrenan modelos de inteligencia artificial con la información clínica de las clínicas.

5. Encargados y transferencias internacionales

Para operar, ARCLY se apoya en proveedores que pueden tratar datos fuera de Colombia. En cada caso median cláusulas contractuales que exigen un nivel de protección equivalente al de la ley colombiana:

Proveedor	Para qué	Dónde
Amazon Web Services	Servidores y almacenamiento	Estados Unidos
Anthropic	Funciones asistidas por IA	Estados Unidos
Resend	Correo transaccional	Estados Unidos
Wompi	Procesamiento de pagos	Colombia

6. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Revocar la autorización y solicitar la supresión, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratuitamente a sus datos.

7. Cómo ejercerlos

Escriba a datos@arclyvet.com indicando su nombre, el dato o solicitud concreta y un canal de respuesta. Plazos legales:

Consultas: se atienden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más.
Reclamos: en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más.

Si el reclamo se refiere a datos cargados por una clínica sobre sus tutores o pacientes, la solicitud se traslada a esa clínica, que es la Responsable, y ARCLY le da soporte para atenderla.

8. Eliminación de la cuenta

La supresión puede pedirse directamente desde la aplicación (Más → Eliminar mi cuenta) o desde esta página. El borrado se ejecuta a los 30 días de la solicitud —plazo para arrepentirse o para detectar un acceso indebido— y es irreversible.

9. Conservación

Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y durante los plazos que exijan las obligaciones contables, fiscales y de prescripción legal. Los registros técnicos de seguridad se conservan por 30 días. Vencidos los plazos, se eliminan o anonimizan.

10. Seguridad

Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todas las comunicaciones.
Contraseñas almacenadas con funciones de derivación de clave, nunca en texto plano.
Separación estricta entre clínicas: ninguna ve los datos de otra.
Control de acceso por roles y registro de auditoría.
Freno automático a los intentos de ingreso por fuerza bruta.
Copias de seguridad periódicas y archivos servidos con enlaces firmados temporales.

11. Menores de edad

ARCLY es una herramienta profesional y no está dirigida a menores de edad. No se recogen datos de menores de forma consciente.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 12 de agosto de 2026. Los cambios sustanciales se avisarán al correo registrado con al menos quince (15) días de anticipación y se publicarán en esta página. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras dure la finalidad del tratamiento.